Puolustuslogistiikan rakennushankkeen hankintaprosessi etenee julkisen hankintalain mukaisesti, mutta siihen liittyy merkittäviä erityisvaatimuksia turvallisuuden, tietosuojan ja viranomaishyväksyntöjen osalta. Prosessi käynnistyy tarpeen määrittelystä ja päättyy sopimuksen allekirjoittamiseen, ja koko ketjun ajan urakoitsijalta edellytetään korkeampaa luotettavuuden tasoa kuin tavanomaisessa julkisessa hankinnassa. Tässä artikkelissa käymme läpi ne keskeiset kysymykset, jotka puolustuslogistiikan toimitilahankkeessa nousevat väistämättä esiin.

Mitä vaatimuksia puolustuslogistiikan rakennushanke asettaa urakoitsijalle?

Puolustuslogistiikan rakennushanke asettaa urakoitsijalle huomattavasti tavanomaista tiukemmat vaatimukset. Urakoitsijalta edellytetään tyypillisesti turvallisuusselvitystä, henkilöstön luotettavuuden arviointia sekä kykyä noudattaa tiukasti rajattuja tiedonhallintakäytäntöjä. Lisäksi hankkeen luonne vaatii kokemusta vaativista toimitilahankkeista ja projektinjohtamisesta.

Käytännössä vaatimukset koskevat useita eri tasoja. Yritystasolla urakoitsijalta voidaan edellyttää yritysturvallisuusselvitystä, jonka myöntää Suojelupoliisi tai muu toimivaltainen viranomainen. Henkilötasolla avainhenkilöiden, kuten projektipäällikön ja työnjohtajien, saatetaan edellyttää käyvän läpi henkilöturvallisuusselvityksen ennen kuin he voivat edes astua kohteeseen.

Teknisten valmiuksien osalta urakoitsijalta odotetaan kykyä toteuttaa rakennuksia, joissa on erityisiä rakenteellisia vaatimuksia: vahvistettuja rakenteita, erityisiä sähkömagneettisia suojauksia tai tiukkoja äänieristysvaatimuksia. Logistiikkarakentamisessa tämä tarkoittaa usein sitä, että tilojen on kestettävä raskasta liikennettä, erikoiskuormia ja vaativia olosuhteita samalla, kun turvallisuusarkkitehtuuri on integroitu rakennuksen perusratkaisuihin.

Miten puolustuslogistiikan hankkeen kilpailutus eroaa tavallisesta julkisesta hankinnasta?

Puolustuslogistiikan hankkeen kilpailutus eroaa tavallisesta julkisesta hankinnasta ennen kaikkea sovellettavan lainsäädännön ja turvallisuusluokittelun vuoksi. Tavanomaisten hankintojen sijaan sovelletaan usein lakia julkisista puolustus- ja turvallisuushankinnoista, joka mahdollistaa rajoitetumman kilpailuttamisen ja tiukemmat soveltuvuusvaatimukset.

Tavallisessa julkisessa hankinnassa hankintayksikkö on velvollinen kilpailuttamaan hankkeen avoimesti ja valitsemaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen. Puolustuslogistiikan hankkeessa hankintayksikkö voi rajoittaa osallistumisen vain ennakkoon hyväksyttyihin tai turvallisuusselvityksen läpäisseisiin toimijoihin. Tämä supistaa kilpailijoiden joukkoa merkittävästi.

Toinen keskeinen ero on tietojen julkisuus. Tavallisessa julkisessa hankinnassa hankinta-asiakirjat ovat pääosin julkisia. Puolustuslogistiikan hankkeessa osa tarjouspyynnön tiedoista voi olla salassa pidettäviä, mikä vaikuttaa siihen, miten tarjoajat voivat dokumentoida ja jakaa kokemuksiaan hankkeen jälkeen. Tämä asettaa myös erityisiä vaatimuksia urakoitsijan omille tiedonhallintajärjestelmille jo tarjousvaiheessa.

Ketkä osallistuvat puolustuslogistiikan rakennushankkeen hankintaprosessiin?

Puolustuslogistiikan rakennushankkeen hankintaprosessiin osallistuu useita eri tahoja, joilla kaikilla on oma roolinsa. Keskeisiä osapuolia ovat hankintayksikkö, turvallisuusviranomaiset, urakoitsijat ja alihankkijat sekä mahdolliset suunnittelutoimistot. Prosessin monimutkaisuus kasvaa, kun osapuolten välinen koordinaatio on pidettävä tarkasti hallinnassa.

Hankintayksikkö ja viranomaiset

Hankintayksikkönä toimii tyypillisesti puolustusvoimien tai muun turvallisuusviranomaisen hankintaosasto. Se vastaa tarjouspyynnön laadinnasta, tarjousten arvioinnista ja sopimuksen solmimisesta. Rinnalla toimivat turvallisuusviranomaiset, kuten Suojelupoliisi, jotka myöntävät tarvittavat turvallisuusselvitykset ja voivat osallistua urakoitsijan soveltuvuuden arviointiin.

Urakoitsijat ja suunnittelijat

Pääurakoitsijan lisäksi prosessiin osallistuvat erikoissuunnittelijat, joilla on kokemusta turvarakentamisesta tai puolustussektorin erityisvaatimuksista. Alihankkijoiden osalta hankintayksikkö voi edellyttää, että myös he läpäisevät turvallisuusselvityksen tai täyttävät tietyt soveltuvuuskriteerit. Tämä tarkoittaa, että pääurakoitsijan on kyettävä hallitsemaan koko toimitusketjun turvallisuusvaatimustenmukaisuus, ei ainoastaan omaa toimintaansa.

Mitkä ovat hankintaprosessin päävaiheet puolustuslogistiikkahankkeessa?

Puolustuslogistiikkahankkeessa hankintaprosessi etenee tyypillisesti viiden päävaiheen kautta: tarpeen määrittely ja hankintastrategia, soveltuvuuden arviointi, tarjouspyyntö ja tarjousten vastaanotto, tarjousten arviointi sekä sopimuksen solmiminen. Jokainen vaihe sisältää turvallisuuteen liittyviä tarkistuspisteitä, jotka hidastavat prosessia verrattuna tavanomaiseen toimitilahankkeeseen.

1. Tarpeen määrittely ja hankintastrategia: Hankintayksikkö määrittelee hankkeen laajuuden, turvallisuusluokituksen ja sovellettavan hankintamenettelyn. Tässä vaiheessa päätetään, käytetäänkö avointa vai rajoitettua menettelyä.
2. Soveltuvuuden arviointi: Urakoitsijat hakevat osallistumisoikeutta ja toimittavat tarvittavat selvitykset. Turvallisuusviranomainen arvioi yritysten ja avainhenkilöiden soveltuvuuden.
3. Tarjouspyyntö ja tarjousten jättäminen: Hyväksytyt toimijat saavat tarjouspyynnön, joka voi sisältää salassa pidettävää tietoa. Tarjoukset laaditaan ja toimitetaan määräajassa.
4. Tarjousten arviointi: Hankintayksikkö arvioi tarjoukset ennalta ilmoitettujen vertailuperusteiden mukaisesti. Puolustuslogistiikassa laatu ja turvallisuusosaaminen painavat usein enemmän kuin pelkkä hinta.
5. Sopimuksen solmiminen: Valitun urakoitsijan kanssa solmitaan sopimus, joka sisältää tavanomaiseen rakennussopimukseen verrattuna laajemmat turvallisuusvelvoitteet ja tietosuojamääräykset.

Me SSA Toimitiloilla toimimme hankkeissa kumppanina ja projektinjohtajana hankekehitysvaiheesta alkaen, mikä tarkoittaa, että tuemme asiakkaitamme myös hankintaprosessin suunnittelussa ennen varsinaista kilpailutusta.

Miten turvallisuusvaatimukset vaikuttavat hankinta-asiakirjoihin ja sopimuksiin?

Turvallisuusvaatimukset vaikuttavat puolustuslogistiikan rakennushankkeen hankinta-asiakirjoihin ja sopimuksiin monella konkreettisella tavalla. Asiakirjoihin lisätään turvallisuusliitteitä, tietosuojavelvoitteita ja erityisiä sanktioita tietoturvaloukkausten varalta. Sopimukset ovat tyypillisesti laajempia ja yksityiskohtaisempia kuin tavanomaisissa toimitilahankkeissa.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa turvallisuusvaatimukset näkyvät esimerkiksi siten, että osa teknisistä eritelmistä on merkitty salassa pidettäviksi. Tarjoajat voivat tutustua niihin vain valvotuissa olosuhteissa tai erillisen turvallisuusluvan perusteella. Tämä asettaa käytännön haasteita tarjouslaskennalle, koska kaikkia tietoja ei voida jakaa vapaasti omassa organisaatiossa.

Sopimustasolla turvallisuusvaatimukset konkretisoituvat useina erityisehtoina. Sopimuksessa määritellään tarkasti, ketkä henkilöt saavat työskennellä kohteessa, miten tietoja käsitellään ja säilytetään, sekä miten mahdolliset tietoturvapoikkeamat raportoidaan. Lisäksi sopimuksessa voidaan edellyttää erityisiä vakuutuksia tai takuita, jotka ylittävät tavanomaisen rakennusurakan vaatimustason.

Hankinta-asiakirjoissa määritellään myös alihankkijoiden hyväksymismenettely. Pääurakoitsija ei voi vapaasti valita alihankkijoitaan, vaan hankintayksikkö voi edellyttää ennakkohyväksyntää tai turvallisuusselvitystä myös alihankkijoilta. Tämä on tärkeä huomioida jo tarjouslaskentavaiheessa, koska se vaikuttaa suoraan hankkeen aikatauluun ja kustannuksiin. Logistiikkarakentamisen kokemuksemme osoittaa, että parhaiten menestyvät ne urakoitsijat, jotka tunnistavat nämä erityispiirteet jo ennen kuin tarjouspyyntö saapuu.